FY 2025-26 માટે ROC annual filing — late fee આ ચેઇનનો સૌથી નાનો આંકડો છે
મોટાભાગના owners ને ખબર છે કે AOC-4 અને MGT-7 પર ₹100/day નો late fee લાગે છે અને તેનું budget પણ બનાવે છે. બહુ ઓછાને ખબર છે કે બંને સતત ત્રણ વર્ષ ચૂકી જવાથી, તમે જે પણ board પર director છો ત્યાંથી — આપોઆપ, કોઈ notice વગર — disqualify થઈ જાવ છો.
- જે company નું financial year 31 March 2026 ના રોજ પૂરું થયું, તેની AGM 30 September 2026 સુધીમાં થવી જોઈએ (Section 96). ત્યારબાદ AOC-4 (financial statements) AGM પછી 30 દિવસમાં, અને MGT-7 (annual return) 60 દિવસમાં due છે — ઘડિયાળ AGM ની તારીખથી શરૂ થાય છે, 31 March થી નહીં.
- Late file કરવા પર પહેલાં routine additional fee લાગે છે: ₹100 per day, per form, કોઈ cap વગર. મોટાભાગના owners આને જ સંપૂર્ણ risk માની દર વર્ષે budget કરી લે છે.
- પણ એ સંપૂર્ણ risk નથી. AOC-4 કે MGT-7 સતત ત્રણ financial years ચૂકી જવાથી Section 164(2)(a) હેઠળ દરેક director પાંચ વર્ષ માટે disqualify થાય છે — તે company અને director જે પણ બીજી company માં director હોય તે બધેથી — DIN આપોઆપ deactivate, કોઈ notice વગર.
- સતત બે વર્ષ ચૂકી જવાથી company પોતે Section 248 હેઠળ strike-off ના જોખમમાં આવે છે — અને બાકી રહેલ AOC-4/MGT-7 file કર્યા વગર company ને પોતાની ઇચ્છાથી બંધ પણ કરી શકાતી નથી.
31 March 2026 ના રોજ books close કરનાર દરેક private limited company હવે ઘડિયાળ પર છે. Annual General Meeting 30 September સુધીમાં થવી જોઈએ, અને ત્યારબાદ આવતાં બે forms — AOC-4 અને MGT-7 — પર ₹100-a-day નો late fee લાગે છે જે મોટાભાગના owners પહેલેથી જાણે છે અને business ચલાવવાના cost તરીકે ચુપચાપ સ્વીકારી લે છે. ઓછા owners ને ખબર છે કે આ late fee એક ઘણી લાંબી ચેઇનનો સૌથી નાનો આંકડો છે — જે, જો લાંબા સમય સુધી અવગણવામાં આવે, તો director દેશની કોઈ પણ board પર બેસી ન શકે, અથવા company પોતે register માંથી strike off થઈ જાય ત્યાં સુધી પહોંચે છે.
એ તારીખ જે બંને ઘડિયાળો શરૂ કરે છે
Companies Act, 2013 ના Section 96 મુજબ દરેક company (One Person Company સિવાય) એ financial year પૂરું થયાના છ મહિનામાં AGM કરવી જરૂરી છે — એટલે 31 March 2026 ના year-end માટે AGM 30 September 2026 સુધીમાં થવી જોઈએ. બે AGM વચ્ચેનું gap પણ પંદર મહિનાથી વધુ ન હોઈ શકે. Registrar ખાસ કારણસર AGM ની તારીખ ત્રણ મહિના સુધી લંબાવી શકે — પણ ફક્ત application પર, અને company ની પહેલી AGM માટે ક્યારેય નહીં.
ઘણા owners અહીં ભૂલ કરે છે: AOC-4 અને MGT-7, 31 March થી due નથી. તે AGM જે તારીખે ખરેખર થાય તેનાથી due છે. Surat નો એક garment-export company જો 25 September 2026 ના રોજ AGM કરે, તો તેની due-date જોડી, 30 September ના રોજ AGM કરનાર company કરતાં અલગ હશે — બંને નો year-end 31 March સરખો હોવા છતાં.
બે forms, બે અલગ ઘડિયાળો
AGM થયા પછી, એ જ તારીખથી બે અલગ deadlines શરૂ થાય છે:
Surat ના જે unit ની AGM 25 September 2026 ના રોજ થઈ, તેના માટે AOC-4, 25 October ના રોજ અને MGT-7, 24 November ના રોજ due થાય છે — છ અઠવાડિયાનો તફાવત, એક જ દિવસ નહીં, અને બંને AGM થી ગણાય છે, એકબીજાથી નહીં.
મોટાભાગના owners શું risk માને છે
જે આંકડો દરેકને પહેલેથી ખબર છે તે Companies (Registration Offices and Fees) Rules, 2014 હેઠળનો additional fee છે: ₹100 per day, per form, કોઈ cap વગર, due date પછીના દિવસથી ચાલુ. એક નાની trading company જે બંને forms સાઠ દિવસ મોડા file કરે તેને દરેક પર લગભગ ₹6,000 વધારાના ચૂકવવા પડે — કુલ લગભગ ₹12,000. પીડાદાયક, પણ predictable, અને મોટાભાગના accountants તેને private limited company ચલાવવાના વાર્ષિક cost માં ગણી લે છે. એ જ predictability owners ને દર વર્ષે filing ને પાછળ ધકેલવા મજબૂર કરે છે.
તમારી company ની AGM આ વર્ષે ખરેખર ક્યારે થઈ, અથવા તમારી સાચી AOC-4/MGT-7 due dates શું છે તેની ખાતરી નથી? એવું ન માનો કે 30 September બંને forms ને લાગુ પડે છે — તે ફક્ત AGM ની તારીખ નક્કી કરે છે.
તમારી AGM તારીખ WhatsApp કરોEscalation જેનું budget કોઈ કરતું નથી
₹100/day નો additional fee એ late filing નો એકમાત્ર cost નથી — તે ફક્ત automatic, કોઈ સવાલ વગરનો ભાગ છે. અલગથી, Sections 137(3) અને 92(5) Registrar ની office ને continuing default ને civil penalty તરીકે adjudicate કરવા દે છે: ₹10,000 વત્તા default ચાલુ રહે તે દરેક દિવસ માટે ₹100, company માટે ₹2,00,000 અને દરેક officer in default માટે ₹50,000 ની capped — એટલે director, અને ઘણીવાર CFO કે company secretary તરીકે sign કરનાર વ્યક્તિ, personally. આ additional fee ઉપર છે, તેની જગ્યાએ નહીં, અને આ જ એ બિંદુ છે જ્યાં "આપણે આવતા quarter માં file કરી લઈશું" ફક્ત accounting નિર્ણય રહેતો નથી.
ત્રણ વર્ષ, અને હવે વાત ફક્ત આ company પૂરતી નથી
Section 164(2)(a) એ જ ખરી જાળ છે. જે company એ AOC-4 કે annual return સતત કોઈ પણ ત્રણ financial years માટે file ન કર્યું હોય, તેનો director તે company — અથવા બીજી કોઈ પણ company — ના director તરીકે appointment કે reappointment માટે આગામી પાંચ વર્ષ માટે અયોગ્ય બની જાય છે. Disqualification DIN સાથે જોડાયેલ છે, એક company ની board સાથે નહીં, અને ત્રીજા વર્ષનો default record થતાં જ આપોઆપ અમલમાં આવે છે. કોઈ notice નહીં, કોઈ hearing નહીં, કોઈ warning email નહીં.
Surat ના એક director ની કલ્પના કરો જે બે family businesses ચલાવે છે: એક diamond-processing unit જેણે ચુપચાપ filing બંધ કરી દીધું છે, અને એક અલગ, અસંબંધિત trading firm જે દર વર્ષે ચોખ્ખું file કરે છે. જો processing unit FY 2023-24, 2024-25 અને 2025-26 માટે સતત AOC-4 અને MGT-7 ચૂકી જાય, તો ત્રીજા વર્ષનો default record થતાં જ એ director બંને boards પરથી પાંચ વર્ષ માટે disqualify થાય છે — trading firm એ બધું બરાબર કર્યું હોવા છતાં. એક ધ્યાન વગરની company director ની બીજી બધી જગ્યાએની seat પણ લઈ શકે છે.
જો તમારી board પરનો કોઈ director બીજી companies ની boards પર પણ છે, તો તે વ્યક્તિના filing history માં ક્યાંય પણ એક ચૂપ default તેમને બધે disqualify કરી શકે છે. સમસ્યા બને એ પહેલાં પાંચ મિનિટનો check કરવા લાયક છે.
Director ના DIN status ની ખાતરી કરવા call કરોબે વર્ષ, અને company પોતે જોખમમાં
Section 248 Registrar ને company નું નામ register માંથી કાઢવાની સત્તા આપે છે જ્યાં એવું માનવાનું reasonable cause હોય કે company business ચલાવી નથી રહી — અને વ્યવહારમાં, સતત બે વર્ષ AOC-4 અને MGT-7 ચૂકી જવું એ જ evidence છે જેના આધારે Registrar Form STK-7 હેઠળ formal notice થી એ process શરૂ કરે છે. Company ને કારણ બતાવવા ત્રીસ દિવસ મળે છે; જો ન બતાવે, અથવા Registrar સંતુષ્ટ ન થાય, તો નામ Official Gazette માં પ્રકાશિત થાય છે અને company dissolved ગણાય છે.
ચુપચાપ બહાર નીકળવાનો રસ્તો પણ નથી. Companies (Removal of Names of Companies from Register of Companies) Rules, 2016 નો Rule 4, company જે વર્ષે operations બંધ કર્યા ત્યાં સુધીના બધા બાકી AOC-4 અને MGT-7 ખરેખર file ન થાય ત્યાં સુધી voluntary closure application (Form STK-2) ને block કરે છે. Registrar company પાછળ આવે કે owners પોતે તેને બંધ કરવાનું નક્કી કરે, પહેલું પગલું એક જ છે: પહેલાં filings પૂરી કરો.
યાદ રાખવાના ચાર આંકડા
- 30 દિવસ — AGM પછી AOC-4 due (Section 137)
- 60 દિવસ — AGM પછી MGT-7 due (Section 92)
- 3 વર્ષ — સતત default દરેક director ને, બધે, 5 વર્ષ માટે disqualify કરે (Section 164(2)(a))
- 2 વર્ષ — સતત default company ને પોતાને strike-off ના જોખમમાં મૂકે (Section 248)
₹100-a-day નો fee એ એકમાત્ર cost છે જેનું દરેક planning કરે છે. Disqualification અને strike-off એ બે છે જેનું કોઈ કરતું નથી — કારણ કે જ્યારે તે લાગુ પડે, ત્યારે તમને ચેતવવા કોઈ નવો notice આવવાનો નથી.
આ AGM season સુધીમાં, MCA એ FY 2025-26 ની filing timelines માટે કોઈ extension જાહેર કરી નથી, જેમ V3 portal transition દરમિયાન FY 2024-25 માટે કરી હતી. Standard 30-day અને 60-day ઘડિયાળો જ લાગુ પડે છે. જો તમારી company — અથવા તમારા કોઈ director જે company માં છે તે — માં એક-બે વર્ષનો filing gap હોય, તો હવે જ તેને પૂરો કરવો સમજદારીભર્યું છે, આગલા bracket માં પહોંચે તે પહેલાં.
સ્રોત
- Ministry of Corporate Affairs / Companies Act, 2013, Section 96 — Annual general meeting.
- Companies Act, 2013, Section 92 — Annual return, and Section 92(6) on MGT-8 certification.
- Companies Act, 2013, Section 137 — Copy of financial statement to be filed with Registrar.
- Companies Act, 2013, Section 164 — Disqualifications for appointment of director.
- Companies Act, 2013, Section 248 — Power of Registrar to remove name of company from register of companies.
- Companies (Registration Offices and Fees) Rules, 2014, Rule 12 and the additional-fee table.
- Companies (Removal of Names of Companies from Register of Companies) Rules, 2016, Rule 4 — overdue AOC-4/MGT-7 required before Form STK-2.
- Ministry of Corporate Affairs, General Circular 08/2025 — one-time extension for FY 2024-25 filings (context on why FY 2025-26 should not be assumed to get the same relief).
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, professional સલાહ નહીં. નિયમો બદલાય છે; વર્તમાન જોગવાઈઓ ચકાસો અથવા તમારી પરિસ્થિતિ માટે સલાહ માટે ઑફિસનો સંપર્ક કરો.