હિસાબ કિતાબ: રોજમેળ, ખાતાવહી અને નાના ધંધાએ રાખવાના books
હિસાબ કિતાબ જૂના જમાનાની ટેવ નથી; મોટા ભાગના ધંધા માટે તે threshold, format અને સાચવણીની મુદ્દત સાથેની કાનૂની જવાબદારી છે.
લેખક: CA Ankit Shah · B.Com., F.C.A., DISA(ICAI)
2 November 2026·6 મિનિટ વાંચન·Read in English
આ લેખમાં
રોજમેળ અને ખાતાવહીનો અર્થLedger book કેવી રીતે વાંચવીકોણે books of account રાખવા જ પડે?નાના વેપારીએ કયા books રાખવા?Books કેટલો સમય સાચવવા?ડિજિટલ હિસાબ કિતાબટૂંકમાં- રોજમેળ એટલે રોજનો cash book અને ખાતાવહી એટલે ledger: દરેક sale, purchase અને payment પહેલાં તારીખ પ્રમાણે લખાય છે, પછી ખાતા પ્રમાણે ગોઠવાય છે.
- Company એ હંમેશા double entry માં books રાખવા પડે. Proprietor માટે income ₹2.5 lakh કે turnover ₹25 lakh થી વધે ત્યારે; firm માટે income ₹1.2 lakh કે turnover ₹10 lakh થી વધે ત્યારે (Income-tax Act, 2025 ના section 62).
- GST registration હોય તો turnover ગમે તેટલું હોય, CGST Act ના section 35 હેઠળ અલગ record ની જવાબદારી આવે છે.
- Company ના books 8 financial years અને GST records annual return ની due date થી 72 મહિના સાચવો; bank loan વખતે bank આ જ books વાંચે છે.
Surat ના Ring Road ના એક વેપારીએ ગર્વથી કહ્યું હતું કે તેમનો હિસાબ માથામાં છે અને એક diary માં, જે munim સમય મળે ત્યારે લખે છે. એ ત્યાં સુધી ચાલ્યું જ્યાં સુધી bank એ stock statement ન માંગ્યું, GST officer એ purchase bills ન માંગ્યા, અને દીકરાએ પૂછ્યું કે ધંધો ખરેખર કેટલું કમાય છે. હિસાબ કિતાબ ફક્ત tax office માટે નથી; માલિકને પોતાની સ્થિતિ કેવી છે તે જાણવાનો તે રસ્તો છે.
રોજમેળ અને ખાતાવહીનો અર્થ
રોજમેળ એટલે રોકડ અને વ્યવહારોની રોજની નોંધ, જે ક્રમમાં બન્યા તે ક્રમમાં. સરળ ભાષામાં, તે cash book છે: ડાબી બાજુ આવક, જમણી બાજુ જાવક, અને દરરોજનું closing balance. ખાતાવહી એટલે ledger: એ જ નોંધો ખાતા પ્રમાણે ગોઠવાયેલી, જેથી એક પાનામાં એક customer, એક supplier કે એક ખર્ચનું બધું દેખાય. ઉદાહરણ: મંગળવારે યાર્ન supplier માટે રોજમેળમાં ત્રણ લાઈન છે, advance, part payment અને freight; ખાતાવહી એ અને અગાઉની બધી લાઈન supplier ના એક ખાતામાં ભેગી કરે છે, જેથી તમે જોઈ શકો કે હજી કેટલું ચૂકવવાનું છે.
બંને વચ્ચે day books આવે છે: sales book, purchase book અને adjustment માટે journal. આખા સમૂહને accountants "books of account" કહે છે. Tally કે કોઈ પણ billing software ગોઠવણી કરી આપે છે, પણ તર્ક એ જ છે, અને બહારની વ્યક્તિ તે સમજી શકે તેવું હોવું જોઈએ.
Ledger book કેવી રીતે વાંચવી
દરેક ledger પાના પર ઉપર નામ, debit બાજુ, credit બાજુ અને balance હોય છે. સરળ ભાષામાં: customer માટે debit એટલે તેણે તમને વધુ આપવાના છે; credit એટલે તેણે ચૂકવ્યા કે માલ પાછો આપ્યો. Supplier માટે તેનાથી ઊલટું. ઉદાહરણ: Surat ના સાડી wholesaler ની Delhi ના buyer ની ledger માં એપ્રિલ ના bills ના ₹4,00,000 debit અને મળેલી payment ના ₹3,00,000 credit છે; ₹1,00,000 નો તફાવત debtor balance છે, એ જ આંકડો balance sheet અને bank ના stock and book-debts statement માં જાય છે.
Ledger balance અને customer ના કહેવા વચ્ચે ફેર હોય તો રોજમેળની તારીખ અને bill number થી તમે શોધી શકો છો. Entry થી bill સુધીનો આ જ માર્ગ assessing officer અને credit officer પણ અનુસરે છે.
કોણે books of account રાખવા જ પડે?
જવાબ તમે શું છો તેના પર આધારિત છે. આ સારાંશ છે, Act નો વિકલ્પ નથી:
- Company: Companies Act, 2013 નું section 128. સરળ ભાષામાં, books registered office પર, accrual basis પર અને double entry થી રાખવા, size ગમે તે હોય. ઉદાહરણ: ₹30 lakh turnover ધરાવતી નાની private limited company પણ પૂર્ણ double-entry books રાખે છે.
- Income tax, બધા taxpayers: Income-tax Act, 2025 નું section 62, જેણે 1 એપ્રિલ 2026 થી section 44AA નું સ્થાન લીધું છે. સરળ ભાષામાં, અગાઉનાં ત્રણ વર્ષમાંથી કોઈ એકમાં ધંધાની income ₹1.2 lakh થી વધે અથવા turnover ₹10 lakh થી વધે તો books જરૂરી; individual કે HUF માટે limit ₹2.5 lakh અને ₹25 lakh. નવા ધંધાએ પહેલા વર્ષની અપેક્ષિત income/receipts પર એ જ limit લગાડવી.
- Specified professions (legal, medical, engineering, architecture, accountancy, technical consultancy, interior decoration, information technology અને company secretary, ઉપરાંત Board જે ઉમેરે) એ એ જ section હેઠળ પોતાની gross-receipt ની કસોટી પ્રમાણે books રાખવા.
- ઓછો declared profit: જે taxpayer Act ના presumptive profit (section 58(2) કે 61(2)) કરતાં ઓછો profit બતાવે, તેણે limit થી ઓછું હોય તો પણ books રાખવા પડે.
- GST registered person: CGST Act નું section 35, Rule 56 સાથે. સરળ ભાષામાં, ખરીદેલા-વેચેલા માલ અને સેવા, stock, input tax credit અને ભરેલા tax નો record, ધંધાના સ્થળે, turnover ગમે તેટલું હોય.
ઉદાહરણ: Surat ની partnership firm મીરા ટેક્સટાઇલ્સનું turnover ₹18 lakh છે; books જરૂરી છે, કારણ કે ₹18 lakh, ₹10 lakh કરતાં વધુ છે. બાજુના proprietor નું turnover એટલું જ અને income ₹3 lakh હોય તો તેમને પણ books જરૂરી, કારણ કે turnover નહીં પણ income ₹2.5 lakh ને પાર થઈ. બેમાંથી એક કસોટી પૂરતી છે.
Books tax office માટે નથી રખાતા. તે એટલા માટે રખાય છે કે માલિક, bank અને બહારની વ્યક્તિ એક જ આંકડા પર પહોંચી શકે.
તમારો ધંધો section 62 ની limit પાર કરે છે કે નહીં, કે તમારા constitution માટે કયા books જરૂરી છે તેની ખાતરી નથી? ટૂંકી meeting માં સ્પષ્ટ થઈ જાય.
WhatsApp usનાના વેપારીએ કયા books રાખવા?
જેને સંપૂર્ણ statutory set ની જરૂર નથી તેવા ધંધા માટે વ્યવહારુ ન્યૂનતમ: cash book (રોજમેળ), bank book, sales register, purchase register, પાર્ટી પ્રમાણે ledgers (ખાતાવહી), stock register અને fixed-asset register. આપેલા અને મળેલા bills ની નકલ તથા bank statements રાખો. જેમણે books રાખવા પડે તેમના માટે ચોક્કસ books Income-tax Rules માં નક્કી થાય છે; Income-tax Rules, 2026 એ Rule 6F નું સ્થાન લીધું હોવાથી હાલનો નિયમ ચકાસી લો.
ઉદાહરણ: Surat ના જે વેપારીની cash sale સીધી ગલ્લામાં જાય અને purchase bills થેલીમાં હોય, તેની મુશ્કેલી return ભરતી વખતે નહીં, પણ પછી આવે છે, જ્યારે ledger GSTR-3B કે bank statement સાથે મેળ નથી ખાતી. રોજ લખેલો રોજમેળ અને દરરોજ સાંજે રોકડ મેળવવી તેનાથી બચાવે છે.
Books કેટલો સમય સાચવવા?
Companies એ books ઓછામાં ઓછાં આઠ financial years સાચવવા (section 128(5)). GST registered person એ તે વર્ષના annual return ની due date પછી 72 મહિના સુધી accounts અને records રાખવા (section 36). ઉદાહરણ: FY 2025-26 નું GSTR-9 31 ડિસેમ્બર 2026 સુધી ભરવાનું છે, એટલે તે વર્ષના records 31 ડિસેમ્બર 2032 સુધી રાખવા, અને appeal કે investigation ચાલુ હોય ત્યાં સુધી વધુ. Income-tax books માટે section 62(3) અવધિ Rules પર છોડે છે.
ડિજિટલ હિસાબ કિતાબ
હાથે લખેલા books આજે પણ માન્ય છે, પણ software ના બે ફાયદા છે: GST returns ને GSTR-2B સાથે ઝડપથી મેળવી શકાય, અને bank ને એકસરખા આંકડા દેખાય. Books electronic રીતે રાખતી company એ Companies (Accounts) Rules મુજબ backup ભારતમાં આવેલા servers પર રાખવો પડે. જે પણ રીત પસંદ કરો, દરેક લાઈનમાં તારીખ, પાર્ટી, bill number અને રકમ લખો.
ટૂંકમાં
- રોજમેળ રોજનો cash book છે; ખાતાવહી ખાતા પ્રમાણેની ledger છે.
- Company એ હંમેશા double-entry books રાખવા; બાકીના માટે section 62 ની income કે turnover ની limit.
- GST registration હોય તો size ગમે તે હોય, record ની અલગ જવાબદારી છે.
- Records 8 financial years (company) કે annual return ની due date થી 72 મહિના (GST) સાચવો.
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, કોઈ ચોક્કસ કિસ્સા માટે સલાહ નથી. Limits અને નિયમો બદલાય છે; અમલમાં રહેલા Act અને Rules સાથે ચકાસો.
સ્રોત
- Income-tax Department, Income-tax Act, 2025, section 62 (maintenance of books of account; earlier section 44AA) and the Income-tax Rules, 2026.
- Ministry of Corporate Affairs, Companies Act, 2013, section 128, and the Companies (Accounts) Rules, 2014.
- CBIC, CGST Act, 2017, sections 35 and 36, and CGST Rules, 2017, Rule 56.
- Ankit Shah and Co., stock statement and drawing power and the term-loan document checklist.
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, professional સલાહ નહીં. નિયમો બદલાય છે; વર્તમાન જોગવાઈઓ ચકાસો અથવા તમારી પરિસ્થિતિ માટે સલાહ માટે ઑફિસનો સંપર્ક કરો.